Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

English version

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website protol.io besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder unsere Software protol.io (Web-Anwendung und Mobile App) nutzen.

1. Verantwortlicher

Lido Apps UG (haftungsbeschränkt)
Steinstraße 13
14482 Potsdam
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Kevin Drossard
E-Mail: info@protol.io

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir hierzu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

protol.io ist eine Software für Unternehmen. Wir bieten sie ausschließlich gewerblichen Kunden an.

• Website, Kontaktanfragen und Vertragsbeziehung: Hier sind wir selbst verantwortlich im Sinne der DSGVO.
• Daten innerhalb der Software: Die Daten, die unsere Kunden und deren Mitarbeitende in protol.io erfassen, verarbeiten wir im Auftrag unseres jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist in diesem Fall das Unternehmen, das protol.io einsetzt (in der Regel Ihr Arbeitgeber). Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen uns und dem Kunden.

Wenn Sie als Mitarbeitende eines Kunden Fragen zu Ihren Daten in protol.io haben oder Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Arbeitgeber. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an den Kunden weiter.

3. Besuch unserer Website

3.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf von protol.io werden technisch notwendige Daten automatisch verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).

• Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot)
• Speicherdauer: 14 Tage, danach Löschung
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in der Europäischen Union.

3.2 Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen auf der Website keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Tools ein.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf einen Vertrag abzielt; ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung)
• Speicherdauer: bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist; darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• E-Mail-Anbieter: Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland). Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht auszuschließen (siehe Abschnitt 8).

5. Kunden- und Vertragsdaten

Für die Anbahnung und Abwicklung von Verträgen verarbeiten wir Kontaktdaten der Ansprechpartner (Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten), Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie die Kommunikation mit uns.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Kunden)
• Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; danach, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (bis zu zehn Jahre)
• Weitere Empfänger: Steuerberater sowie Dienstleister für Buchhaltung und Zahlungsabwicklung

6. Nutzung der Software protol.io

6.1 Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung der Software verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Konto- und Stammdaten: z. B. Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, organisatorische Zuordnung, Einstellungen
• Anmeldedaten: Zugangsdaten (Passwörter nur verschlüsselt gespeichert) und Sitzungsinformationen
• Inhaltsdaten: Inhalte, die Nutzende in der Software erfassen, hochladen oder bearbeiten, einschließlich Texten, Bildern, Ton- und Videoaufnahmen
• Nutzungs- und Protokolldaten: z. B. Zeitpunkte und Urheber von Änderungen, technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Gerät und Betriebssystem), Fehlerberichte
• Gerätedaten: z. B. Kennungen für die Zustellung von Benachrichtigungen

6.2 Zwecke

Wir verarbeiten diese Daten, um die Software bereitzustellen und zu betreiben, Nutzende über relevante Ereignisse zu informieren, die Sicherheit und Stabilität des Dienstes zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu beheben und die Nutzung im Rahmen des Kundenvertrags abzurechnen.

6.3 Speicherung auf dem Endgerät

Die Software speichert Informationen auf dem Endgerät, soweit dies für ihre Funktionen technisch erforderlich ist, z. B. die Anmeldesitzung, Einstellungen und Daten, die mit unseren Servern synchronisiert werden.

• Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst) in Verbindung mit der jeweiligen Rechtsgrundlage der Verarbeitung

6.4 Berechtigungen der Mobile App

Die App fragt Zugriffsberechtigungen erst an, wenn Sie eine Funktion nutzen, die sie benötigt (z. B. Kamera, Mikrofon, Fotos, Standort, Mitteilungen). Sie können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen. Einzelne Funktionen stehen dann gegebenenfalls nicht zur Verfügung.

6.5 Benachrichtigungen

Wir versenden Benachrichtigungen per E-Mail und als Push-Mitteilung auf mobile Geräte. Nutzende können in ihren Einstellungen festlegen, welche Benachrichtigungen sie auf welchem Weg erhalten. Push-Mitteilungen werden technisch über die Benachrichtigungsdienste von Apple bzw. Google zugestellt.

6.6 KI-gestützte Funktionen

Einzelne Funktionen der Software werden durch künstliche Intelligenz unterstützt. Wenn Sie eine solche Funktion nutzen, werden die dafür erforderlichen Inhalte an einen spezialisierten Anbieter von KI-Diensten übermittelt und dort ausschließlich zur Erzeugung des jeweiligen Ergebnisses verarbeitet.

• Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union.
• Die Anbieter sind vertraglich verpflichtet, die Daten nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden und sie nicht länger als für die Verarbeitung erforderlich zu speichern.
• Wir treffen mithilfe von KI keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.
• KI-gestützte Funktionen sind erst aktiv, nachdem ein Verantwortlicher der Organisation zugestimmt hat; die Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden.

6.7 Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten wir die Daten nur nach Weisung des Kunden. Die Rechtsgrundlage bestimmt der Kunde als Verantwortlicher. Soweit wir eigene Zwecke verfolgen (Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsschutz, Abrechnung), stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Inhalts- und Kontodaten werden gespeichert, solange der Kundenvertrag besteht oder bis der Kunde sie löscht. Nach Vertragsende löschen wir die Kundendaten innerhalb von 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Technische Protokolle und Fehlerberichte löschen wir nach spätestens 90 Tagen.

7. Dienstleister

Für den Betrieb unserer Website und Software setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die wir als Auftragsverarbeiter vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden haben. Dazu gehören Anbieter folgender Kategorien:

• Rechenzentrums-, Hosting- und Datenbankdienste
• Dienste für E-Mail-Versand und Push-Benachrichtigungen
• Dienste zur Fehleranalyse
• Anbieter von KI-Diensten
• Kartendienste zur Ermittlung von Koordinaten aus Adressen (nur für Adressen von Standorten, nicht für Daten von Nutzenden)

Unsere Server und Datenbanken stehen in der Europäischen Union.

Eine Liste der eingesetzten Dienstleister stellen wir unseren Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung. Betroffene Personen erhalten die konkreten Empfänger ihrer Daten auf Anfrage.

8. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) oder können Daten dorthin übermitteln. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, entweder durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. für nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen oder für das Vereinigte Königreich) oder durch EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

9. App-Stores

Die Mobile App laden Sie über den Apple App Store oder Google Play herunter. Dabei verarbeiten Apple bzw. Google Daten in eigener Verantwortung (z. B. Ihr Store-Konto und Download-Informationen). Darauf haben wir keinen Einfluss. Es gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

10. Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur an die in dieser Erklärung genannten Kategorien von Dienstleistern, soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. an Behörden) oder mit Ihrer Einwilligung.

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS). Gespeicherte Daten liegen verschlüsselt in Rechenzentren in der Europäischen Union.
• Trennung der Kundendaten: Die Daten jedes Kunden sind auf Datenbankebene voneinander getrennt. Nutzende können ausschließlich auf Daten ihrer eigenen Organisation zugreifen.
• Rollen und Berechtigungen: Innerhalb einer Organisation steuert ein Rollen- und Berechtigungskonzept, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.
• Sichere Anmeldung: Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert. In der Mobile App werden Anmeldedaten im geschützten Speicher des Betriebssystems abgelegt.
• Schutz vor Missbrauch: Eingaben werden serverseitig geprüft, und die Anzahl von Anfragen ist begrenzt, um Angriffe und Überlastung zu verhindern.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Inhalten werden mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.
• Datensparsamkeit: Fehlerberichte werden vor dem Versand um personenbezogene Inhalte bereinigt. Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm enthalten keine vertraulichen Details.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21), aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Für Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den Kunden (siehe Abschnitt 2).

Konto löschen lassen

Ihr Konto in protol.io wird von Ihrer Organisation verwaltet. Um es löschen zu lassen, wenden Sie sich an einen Administrator Ihrer Organisation oder schreiben Sie an info@protol.io. Wir leiten Ihre Anfrage dann an Ihre Organisation weiter.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
www.lda.brandenburg.de

Sie können sich auch an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Ihres Wohnorts oder Arbeitsplatzes.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Software, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf protol.io veröffentlichte Fassung.